1. Документування діяльності виборчих комісій здійснюється у порядку, встановленому цим Кодексом та порядком ведення діловодства виборчих комісій, що затверджується Центральною виборчою комісією.
2. На засіданні виборчої комісії протокол засідання веде секретар комісії. За відсутності секретаря комісії чи у разі невиконання ним своїх повноважень на засіданні комісія обирає зі свого складу секретаря засідання, який виконує обов’язки секретаря комісії на відповідному засіданні та при оформленні документів засідання. Протокол засідання комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем комісії (секретарем засідання). Протокол засідання комісії надається для ознайомлення членам комісії на їхню вимогу не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати. Протокол засідання комісії може бути наданий для ознайомлення суб’єкту виборчого процесу на його вимогу не пізніше наступного засідання комісії.
3. Рішення виборчої комісії з розглянутого питання письмово оформляється у формі постанови, яка повинна містити:
1) найменування комісії;
2) найменування постанови;
3) дату, час та місце її прийняття і порядковий номер;
4) мотивувальну частину з посиланням на обставини, що зумовили розгляд питання на засіданні комісії;
5) посилання на конкретні положення нормативно-правових актів або постанову виборчої комісії вищого рівня чи судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті постанови;
6) резолютивну частину.
Постанова підписується головуючим на засіданні та секретарем комісії (секретарем засідання).
4. Постанова, прийнята виборчою комісією, не пізніше 11 години наступного дня після її прийняття, а прийнята напередодні дня голосування, у день голосування та під час підрахунку голосів, встановлення підсумків голосування, - не пізніш як через чотири години після завершення засідання виборчої комісії вивішується для загального ознайомлення на стенді офіційних матеріалів комісії, облаштованому у приміщенні комісії у місці, вільно доступному для відвідувачів.
У такі самі строки постанова, прийнята окружною виборчою комісією, надсилається через автоматизовану інформаційно-аналітичну систему до Центральної виборчої комісії, яка оприлюднює її на своєму офіційному веб-сайті невідкладно після надходження.
Копія постанови, прийнятої виборчою комісією, засвідчена головою виборчої комісії чи його заступником і секретарем виборчої комісії та скріплена печаткою виборчої комісії, видається суб’єкту виборчого процесу, якого вона стосується, на його вимогу не пізніше ніж через чотири години після її прийняття, а копія постанови, прийнятої напередодні дня голосування та в день голосування, - невідкладно.
5. З питань поточної діяльності виборча комісія може приймати протокольні рішення, зміст яких заноситься до протоколу виборчої комісії та не оформлюється окремим документом.
6. Виборча комісія складає акти та протоколи. Акт комісії засвідчує певний факт або певну подію, виявлену і визнану комісією. Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією.
Акти і протоколи виборчої комісії складаються у випадках, передбачених цим Кодексом, за формами, затвердженими Центральною виборчою комісією, та у кількості примірників, встановленій цим Кодексом. Акт або протокол комісії підписується всіма присутніми на засіданні членами виборчої комісії, підписи яких скріплюються печаткою виборчої комісії. Перший примірник акта чи протоколу мають право підписати присутні на засіданні кандидати, їх довірені особи, уповноважені представники партій (місцевих організацій партій), кандидатів, уповноважені особи партій, офіційні спостерігачі.
Ст 37 Виборчого кодексу України зі змінами 2024 рік №396-IX від 19.12.2019, редакція від 01.08.2021
Структура акту