1. Документирование деятельности избирательных комиссий осуществляется в порядке, установленном настоящим Кодексом и порядком ведения делопроизводства избирательных комиссий, утверждается Центральной избирательной комиссией.
2. На заседании избирательной комиссии протокол заседания ведет секретарь комиссии. При отсутствии секретаря комиссии или в случае невыполнения им своих полномочий на заседании комиссия избирает из своего состава секретаря заседания, который выполняет обязанности секретаря комиссии на соответствующем заседании и при оформлении документов заседания. Протокол заседания комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем комиссии (секретарем заседания). Протокол заседания комиссии предоставляется для ознакомления членам комиссии по их требованию не позднее следующего заседания комиссии, при этом член комиссии имеет право его подписать. Протокол заседания комиссии может быть предоставлен для ознакомления субъекту избирательного процесса по его требованию не позднее следующего заседания комиссии.
3. Решение избирательной комиссии по рассматриваемому вопросу письменно оформляется в форме постановления, которое должно содержать:
1) наименование комиссии;
2) наименование постановления;
3) дату, время и место его принятия и порядковый номер;
4) мотивировочную часть со ссылкой на обстоятельства, обусловившие рассмотрение вопроса на заседании комиссии;
5) ссылки на конкретные положения нормативно-правовых актов или постановление избирательной комиссии высшего уровня или судебные решения, которыми руководствовалась комиссия при принятии постановления;
6) резолютивная часть.
Постановление подписывается председательствующим на заседании и секретарем комиссии (секретарем заседания).
4. Постановление, принятое избирательной комиссией, не позднее 11:00 следующего дня после ее принятия, а принятая накануне дня голосования, в день голосования и при подсчете голосов, установлении итогов голосования, - не позднее чем через 4:00 после завершения заседания избирательной комиссии вывешивается для общего ознакомления на стенде официальных материалов комиссии, обустроенном в помещении комиссии в месте, свободно доступном для посетителей.
В такие же сроки постановление, принятое окружной избирательной комиссией, направляется через автоматизированную информационно-аналитическую систему в Центральную избирательную комиссию, которая публикует ее на своем официальном сайте безотлагательно после поступления.
Копия постановления, принятого избирательной комиссией, заверенная председателем избирательной комиссии или его заместителем и секретарем избирательной комиссии и скрепленная печатью избирательной комиссии, выдается субъекту избирательного процесса, которого она касается, по его требованию не позднее чем через 4:00 после ее принятия, а копия постановления, принятого накануне дня голосования и в день голосования - немедленно.
5. По вопросам текущей деятельности избирательная комиссия может принимать протокольные решения, содержание которых заносится в протокол избирательной комиссии и не оформляется отдельным документом.
6. Избирательная комиссия составляет акты и протоколы. Акт комиссии свидетельствует определенный факт или определенное событие, обнаруженную и признанную комиссией. Протокол комиссии устанавливает итоги определенных действий, выполненных комиссией.
Акты и протоколы избирательной комиссии состоят в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, по формам, утвержденным Центральной избирательной комиссией, и в количестве экземпляров, установленной настоящим Кодексом. Акт или протокол комиссии подписывается всеми присутствующими на заседании членами избирательной комиссии, подписи которых скрепляются печатью избирательной комиссии. Первый экземпляр акта или протокола имеют право подписать присутствующие на заседании кандидаты, их доверенные лица, уполномоченные представители партий (местных организаций партий), кандидатов, уполномоченные лица партий, официальные наблюдатели.
Статья 37 Избирательного кодекса Украины на русском языке с изменениями 2024 год №396-IX от 19.12.2019, редакция от 01.08.2021
Структура акта