Внесение документов в Национальный архивный фонд или изъятие документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности комиссией из специалистов архивного дела и делопроизводства, представителей научной и творческой общественности, других специалистов.
Принципы и критерии определения ценности документов, порядок создания и деятельности экспертных комиссий утверждаются Кабинетом Министров Украины.
Экспертиза ценности документов проводится по инициативе их собственника или государственного архивного учреждения с согласия собственника. В случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния указанных документов их владелец обязан сообщить об этом государственную архивную учреждение для организации экспертизы ценности этих документов. Запрещается уничтожение документов без предварительного проведения экспертизы их ценности.
При проведении экспертизы ценности документов экспертные комиссии руководствуются типовыми и отраслевыми перечнями видов документов нормативно установленными сроками их хранения, утвержденными в соответствии с законодательством.
Юридические и физические лица, имеющие архивные документы, со времени создания которых прошло более 50 лет, или которые намерены осуществить их отчуждения или вывоз за пределы Украины, обязаны сообщить об этом одну из государственных архивных учреждений с целью решения вопроса о проведении экспертизы ценности этих документов. Без уведомления государственного архивного учреждения отчуждения архивных документов, вывоз их за пределы Украины запрещается.
Государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов имеют право на получение в установленном порядке документов юридических лиц с целью выявления документов, подлежащих внесению в Национальный архивный фонд, кроме содержащих информацию с ограниченным доступом.
Требования, указанные в частях третьей и пятой настоящей статьи, не распространяются на владельцев личных архивных документов.
Документы вносятся в Национальный архивный фонд упорядоченными за счет собственника в соответствии с требованиями, установленными Министерством юстиции Украины.
Решение об изъятии документов из Национального архивного фонда принимаются экспертными комиссиями по согласованию с центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства. Запрещается изъятие документов из Национального архивного фонда по мотивам конфиденциальности или секретности информации, содержащейся в них, а также по политическим или идеологическим соображениям.
Из Национального архивного фонда могут быть удалены только дублетные документы (тождественны по смыслу тиражируемые экземпляры одного документа, хранящихся в одной архивной учреждении), документы временных сроков хранения, а также документы, документная информация которых утрачена. Споры между архивными учреждениями и владельцами документов по вопросам назначения экспертизы их ценности, внесение документов в Национальный архивный фонд или исключении из него решаются в судебном порядке.
Статья 6 ЗУ О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях на русском языке с изменениями 2024 год №3814-XII от 24.12.1993, редакция от 16.10.2020
Структура акта