1. Внесення інформації до Реєстру здійснюється уповноваженими суб'єктами за зверненням заявника, на підставі інформації державних органів реєстрації актів цивільного стану, органів реєстрації фізичних осіб, а також інформації органів виконавчої влади, інших державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних".
У разі якщо інформація про особу вноситься до Реєстру вперше, проводиться ідентифікація особи, після завершення якої автоматично формується унікальний номер запису в Реєстрі та фіксуються час, дата та відомості про особу, яка оформила заяву-анкету (в електронній формі). Унікальний номер запису в Реєстрі є незмінним. Якщо особу не буде ідентифіковано, проводиться процедура встановлення особи, строк якої не перевищує двох місяців. У разі неможливості встановити особу протягом зазначеного строку особа встановлюється за рішенням суду про встановлення факту, що має юридичне значення, для видачі документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України. До завершення процедури встановлення особи, прийняття відповідного рішення суду документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, не видаються.
Розпорядник Реєстру в межах повноважень, визначених цим Законом, та виключно для цілей ідентифікації особи для оформлення, видачі, обміну, визнання недійсними та знищення передбачених цим Законом документів має право отримувати інформацію з наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій, в обсязі інформації про особу, встановленому частиною першою статті 7 цього Закону. Розпорядник Реєстру в межах повноважень, визначених цим Законом та Законом України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні", має право отримувати інформацію з реєстрів територіальних громад. Доступ до інформації здійснюється з дотриманням вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".
Мовою ведення Реєстру є українська мова.
{Абзац п'ятий частини першої статті 10 виключено на підставі Закону № 124-IX від 20.09.2019}
Внесення до Реєстру імені особи, місця народження, проживання чи місця перебування особи та внесення до документів імені особи та місця народження здійснюється безоплатно українською мовою та латинськими літерами відповідно до правил транслітерації. На письмове прохання особи внесення імені латинськими літерами може бути виконано відповідно до його написання у раніше виданих документах, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, виданих компетентними органами України, або в документах, що підтверджують факт народження, зміну імені (у тому числі у разі укладання або розірвання шлюбу), виданих компетентними органами іноземної держави та легалізованих в установленому порядку. Відображення імені іноземців та осіб без громадянства українською мовою здійснюється у зворотному порядку.
Найменування полів для внесення інформації про особу та реквізитів у зоні візуальної перевірки документів заповнюються українською та англійською мовами, крім випадків, встановлених цим Законом.
2. Внесення до Реєстру передбаченої цим Законом інформації здійснюється безоплатно у разі:
1) оформлення документів, якщо на цей час інформація не була внесена до Реєстру або якщо зазначена інформація змінилася;
2) реєстрації/декларування місця проживання чи місця перебування;
3) реєстрації актів цивільного стану;
3-1) оформлення документів для виїзду за кордон на постійне проживання або залишення на постійне проживання за кордоном чи повернення на проживання в Україну;
4) за бажанням особи, якщо інформація про неї не внесена до Реєстру;
5) у випадках, передбачених Кабінетом Міністрів України.
3. Для внесення інформації до Реєстру та для оформлення (у тому числі замість втрачених або викрадених), обміну документів за зверненням заявника формується заява-анкета, зразок якої затверджується центральним органом виконавчої влади, що здійснює формування державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, в установленому порядку.
Внесення до Реєстру інформації про зареєстроване або задеклароване місце проживання або перебування особи, інформація про яку внесена до Реєстру, здійснюється шляхом інформаційної взаємодії відомчої інформаційної системи розпорядника Реєстру та реєстрів територіальних громад у встановленому законодавством порядку.
4. За внесення інформації до Реєстру плата не стягується.
5. У внесенні інформації до Реєстру може бути відмовлено, якщо:
1) внесення інформації не передбачено цим Законом;
2) у заявника відсутні необхідні документи, що підтверджують інформацію, яка вноситься до Реєстру;
3) під час перевірки інформації виявлено її недостовірність;
4) заявник згідно із законом не має права вимагати внесення відповідної інформації.
6. Відмова заявнику у внесенні інформації до Реєстру, у тому числі у виправленні, поновленні та анулюванні внесеної інформації, може бути оскаржена в порядку, встановленому законом.
Ст 10 ЗУ Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус зі змінами 2024 рік №5492-VI від 20.11.2012, редакція від 12.01.2022
Структура акту