Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (при отсутствии оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно проверяется целостность данных на этом носителе.
При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:
1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступна для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) при наличии должна храниться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.
Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований хранения электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования настоящей статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.
Статья 13 ЗУ Об электронных документах и электронном документообороте на русском языке с изменениями 2024 год №851-IV от 22.05.2003, редакция от 01.01.2022
Структура акта